¿Quién es el Compliance Officer de una empresa?
El Compliance Officer es un órgano (unipersonal o colegiado) de la persona jurídica, con poderes autónomos de iniciativa y control que debe asumir la supervisión y gestión del Modelo de Compliance implantado en la organización.
Tanto la normativa nacional como los estándares internacionales de normalización prevén la posibilidad de externalizar determinadas funciones que competen al Compliance Officer. La Fiscalía General del Estado plantea, como ejemplos, la impartición de cursos formativos para los profesionales de la organización, la implantación de un canal de denuncias o la realización de investigaciones internas. De esta manera, se consigue garantizar mayores niveles de confidencialidad e independencia.
LAS FUNCIONES DEL COMPLIANCE OFFICER
Identificar, analizar y valorar los riesgos que pueden afectar a la empresa u organización, tanto la probabilidad de comisión de los mismos como el impacto o consecuencia que podría implicar su materialización, tanto desde un punto de vista legal o económico, como también teniendo en cuenta las consecuencias reputacionales.
Elaborar, revisar, modificar y actualizar el Código Ético, el Mapa de Riesgos, Manual de Prevención y resto de normas, políticas y procedimientos internos.
Gestionar las consultas y denuncias planteadas ante los canales de comunicación, así como, en su caso, llevar a cabo las correspondientes investigaciones internas destinadas al esclarecimiento de los hechos.
Establecer y definir los denominados KCIs (Key Compliance Indicators), a saber, los indicadores que medirán el desempeño del modelo de Compliance.
Verificar periódicamente el modelo de Compliance para detectar posibles incumplimientos o no conformidades y, en su caso, determinar los focos de atención o la necesidad de implantación de acciones correctivas.
Promover e impulsar a nivel corporativo una cultura de cumplimiento y de respeto a las normas, creando e impartiendo cursos formativos en materia de ética y Compliance.
Asesoramiento en la resolución de dudas y consultas relativas al contenido o aplicación de políticas, estándares, protocolos, procedimientos, instrucciones y demás normas internas de la Organización.
Conocimiento de novedades legislativas y jurisprudenciales, tanto nacionales como internacionales, que pudieran tener afectación en el Modelo de Compliance.
Funciones de ejecución, control y reporting
El Compliance Officer deberá evaluar y guardar evidencia de:
- La eficacia de las medidas y de los controles implantados en la Organización
- La actualización de las obligaciones de Compliance
- La eficacia de las acciones formativas llevadas a cabo en el seno de la Organización
- El estado de la cultura de Compliance
- La eficacia en la gestión de no conformidades en materia de Compliance
- Reporting periódico a la Dirección
¿qué perfil debe tener un compliance officer?
No existe un perfil específico para que un profesional pueda ejercer la función de Compliance Officer. No obstante, es fundamental que tenga un conocimiento profundo del negocio y de la actividad desarrollada por la organización, así como de la normativa vigente general y sectorial que aplique a la misma, de tal manera que sepa identificar los riesgos que afectan a la organización.
Además, es muy importante que dicha persona tenga experiencia en gestión interna, control de riesgos, monitorización y conocimiento posible de la normativa vigente aplicable a la actividad y entorno de la organización, por ello suelen encajar en este rol especialistas en cumplimiento normativo con una formación jurídica, así como economistas, auditores de procesos y analistas de riesgos.
Al margen del perfil profesional y de su formación académica, existen una serie de capacidades que la figura del Compliance Officer debería tener de forma inherente:
- Ser claro ejemplo de un comportamiento ético y respetuoso de la legalidad.
- Presentar capacidad de empatía con todos los perfiles y en todos niveles de organización, siendo capaz de interactuar con perfiles que van desde la alta dirección y stakeholders, hasta colaboradores, agentes y/o clientes.
- Tener capacidad de organización y ser metódico en el cumplimiento y registro de sus tareas.
- Fundamentar en la imparcialidad y el buen juicio los estudios, investigaciones y entrevistas necesarios a fin de esclarecer la verdad en posibles situaciones de conflicto interno, independientemente de la posición jerárquica, proximidad personal o relación existente entre los individuos.
- Presentar una actitud flexible y comprensiva que genere confianza a la vez que respeto, mostrándose firme y demostrando autoridad en todo momento.
¿Puede ejercer como Compliance Officer el órgano de administración?
En el caso de sociedades de pequeñas dimensiones que, conforme al art. 258 de la Ley de Sociedades de Capital, puedan presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviadas, según se establece en el artículo 258 de la Ley de Sociedades de Capital ,el art. 31 bis del Código Penal establece que las funciones del Compliance Officer podrán ser ejercidas directamente por el Órgano de Administración.
Ventajas de externalizar las funciones del Compliance Officer
- La externalización de algunas de las funciones que corresponden al Compliance Officer puede aportar a la Organización una serie de ventajas importantes:
- Limita los conflictos de interés, ya que favorece la imparcialidad y mayor objetividad a la hora de valorar y controlar que la organización cumple con todas las normativas vigentes.
- Facilita el seguimiento de la actualización y revisión periódica de los contenidos del programa.
- Ayuda a analizar el programa desde una perspectiva externa no condicionada por los objetivos de la organización.
- Permite contar con el asesoramiento y la experiencia de expertos en la materia, los cuales cuentan con una visión más amplia, permitiendo así encontrar soluciones más diversas.
- Fomenta la formación y sensibilización de los miembros de la organización en materia de ética y cumplimiento por medio de programas formativos y campañas de sensibilización impartidos por especialistas.
EN IDBO, AYUDAMOS AL COMPLIANCE OFFICER EN EL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES
Nuestros expertos en materia de Compliance, cuentan con la experiencia y formación idónea para acompañar y apoyar al Compliance Officer de su organización en el desarrollo de las siguientes funciones:
- Revisión, redefinición y verificación de los elementos del programa de Compliance.
- Elaboración, revisión y redefinición de políticas y procedimientos internos específicos, en función de las necesidades y circunstancias de su organización.
- Realización de reportes periódicos y memorias anuales con el objeto de garantizar un flujo de información correcto al órgano de administración y a la dirección.
- Monitorización y medición de indicadores de Compliance (KCIs), a fin de verificar la existencia, funcionamiento, validez y eficacia del programa.
- Implantación de un canal de denuncias externo, que garantiza la confidencialidad e incluso el anonimato del denunciante, elaborando también el protocolo de funcionamiento y gestión de este.
- Realización de las investigaciones pertinentes derivadas de las denuncias planteadas a través del cauce establecido al efecto.
- Elaboración e impartición de cursos y actividades formativas e informativas, para concienciar y sensibilizar a todos los profesionales de su organización en materia de ética y cumplimiento.