La transposición del próximo 17 de Diciembre de la Directiva Europea de 2019/1937, sobre protección del denunciante supone una necesaria actualización en las herramientas de Canal de Denuncias, también conocido como Canal Ético.

Dicha norma, impone a las entidades del sector privado y público que tengan cincuenta o más trabajadores  la obligación de implantar Canales de Denuncias internos con unas características concretas. Entre estas características, es importante destacar la necesidad de garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante y de otros terceros mencionados en la denuncia, permitiendo también la presentación de denuncias anónimas, y de elaborar mecanismos para proteger al denunciante de buena fe frente a posibles represalias.

¿QUÉ NORMAS SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA ELABORACIÓN DE LA HERRAMIENTA?

El equipo de expertos jurídicos de IDBO Compliance ha tenido en cuenta, a la hora de diseñar este nuevo Canal de Denuncias, no solo las directrices establecidas desde la Unión Europea, sino toda la normativa aplicable en materia de Protección de Datos, Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo, Protección frente a la violencia en la infancia y la adolescencia, e Igualdad de género.

De esta manera, hemos adaptado la herramienta para que se adecúe a las exigencias previstas por las siguientes normas (véanse los enlaces para entrar en detalle en los artículos concretos de las mismas):

• CÓDIGO PENAL
• LEY ORGÁNICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
• DIRECTIVA DE LA UNIÓN EUROPEA 2019/1937
• NORMATIVA DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
• LEY ORGÁNICA PARA LA IGUALDAD EFECTIVA DE MUJERES Y HOMBRES
• UNE 19601
• ISO 37001 y 37301
• LEY ORGÁNICA DE PROTECCIÓN INTEGRAL A LA INFANCIA Y LA ADOLESCENCIA FRENTE A LA VIOLENCIA

¿QUÉ EMPRESAS TIENEN LA OBLIGACIÓN DE TENER UN CANAL DE DENUNCIAS?

A raíz de las disposiciones incluidas en las normas mencionadas, la obligación de implantar un cauce confidencial para la notificación de irregularidades, incumplimientos o actuaciones contrarias a la legalidad vigente y a la ética empresarial, se extiende a las siguientes organizaciones:

• Sujetos obligados por la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo.
• Aquellas organizaciones que están obligadas a tener un Plan de Igualdad.
• Entidades educativas y/o deportivas en las que exista presencia de menores.
• Organizaciones que deseen participar en determinadas licitaciones y/o recibir Fondos Europeos.
• Todas las organizaciones que tengan Programas de Cumplimiento Normativo Penal
• Entidades públicas en núcleos urbanos de más de 10.000 habitantes.
• Las organizaciones que requieran certificarse en ISO 37001, 37301 y UNE 19601.

¿EN QUÉ CONSISTE LA NUEVA HERRAMIENTA DE CANAL DE DENUNCIAS?

Nuestro Software automatiza el registro, recepción y seguimiento de la denuncia, incluso de forma anónima para el denunciante; facilitando el cumplimiento de las obligaciones por parte de la organización. Supone además la herramienta completa e intuitiva que ayuda a gestionar las posibles investigaciones, con o sin colaboradores, por parte del responsable del Canal.

¿CÓMO SE PROTEGE LA INFORMACIÓN DE LOS USUARIOS?

Todo el procedimiento, desde el registro de la denuncia hasta la notificación de la resolución del proceso de investigación, está completamente informatizado y documentado con registros en una única herramienta, que garantiza la seguridad de la información por medio de encriptación en un área completamente segura.

Conforme a lo previsto por la normativa vigente, el acceso a los datos contenidos en el sistema de denuncias está limitado exclusivamente a aquellos profesionales que desarrollan funciones de control interno y de cumplimiento, o, en su caso, a los encargados designados a tal efecto.

Además, los datos introducidos en el canal de denuncias se guardarán exclusivamente por aquellos plazos legalmente previstos, , habiéndose desarrollado unos sistemas que permiten el borrado automático de la información en los plazos estimados, y un entorno secundario protegido al que solo tiene acceso aquel responsable nombrado a tal efecto por la organización.

SI LA DENUNCIA ES ANÓNIMA ¿EXISTE LA POSIBILIDAD DE COMUNICACIÓN ENTRE EL DENUNCIANTE Y EL PROFESIONAL COMPETENTE PARA SEGUIR LA DENUNCIA?

Si, incluso cuando se presente la denuncia de forma anónima, , el denunciante tendrá un acceso único y privado para poder seguir el estado en el que se encuentra la denuncia. Además, de manera completamente anónima el responsable del seguimiento de la denuncia podrá solicitarle mayor información o documentación adicional, por medio de mensajes privados que recibirá en esta área.

¿QUÉ OCURRE SI MI EMPRESA NECESITA QUE CIERTAS DENUNCIAS LLEGUEN A UN DEPARTAMENTO O PERSONA CONCRETA?

Teniendo en cuenta las normativas aplicables anteriormente citadas, en ocasiones se presenta la necesidad de dirigir ciertas denuncias a determinados responsables específicos o departamentos dentro de cada organización. Son claros ejemplos, aquellas organizaciones que tienen un responsable de prevención del acoso y el abuso laboral, o las organizaciones que son sujetos obligados por la LPBCyFT y cuenten con órganos de control interno y cumplimiento, en las que el representante ante el SEPBLAC o el OCI debe recibir las denuncias relativas a incumplimientos de esta Ley, su normativa de desarrollo o políticas y procedimientos internos adoptados para cumplir con las mismas.

Por todo ello, la herramienta cuenta con una opción que permite el alta de estos usuarios concretos, e incluso es personalizable para la creación de otros.

¿CÓMO SE ORGANIZAN LAS EMPRESAS QUE TIENEN UN ÓRGANO DE CUMPLIMIENTO CON VARIOS RESPONSABLES, O TIENEN FILIALES CON GESTIÓN INDEPENDIENTE DE LAS DENUNCIAS?

A efectos de responder a las necesidades y peculiaridades de cada uno de nuestros clientes, la nueva herramienta permite el alta de distintos Compliance Officers o responsables del canal de denuncias y la asignación de determinadas denuncias a estos para que puedan gestionar el procedimiento de investigación.

Además, las grandes corporaciones u organizaciones en las que existen una pluralidad de entidades relacionadas entre sí según un esquema jerárquico ,tendrán la posibilidad de acceder a sus propias denuncias, gestinonándolas de manera completamente independiente, pero contando con un único canal corporativo.

¿QUÉ OCURRE SI LA EMPRESA EXTERNALIZA LA GESTIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS O EL PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN DE UNA DENUNCIA CONCRETA?

La nueva herramienta de gestión del Canal de Denuncias permite asignar a profesionales tanto de la organización como externos, determinadas denuncias cumpliendo con todos los requisitos exigidos en materia de protección de datos personales y confidencialidad de la información.

¿Necesita más información sobre el Canal de Denuncias? Lea nuestro anterior post en el blog, visite nuestra página específica sobre el Canal de Denuncias o contacte con nuestros expertos para contratar la opción que más se adecue a las necesidades de su organización en info@idboconsultants.com o llamando al 918 311 396

Bibliografía:

• CÓDIGO PENAL
• LEY ORGÁNICA DE PROTECCIÓN DE DATOS
• DIRECTIVA DE LA UNIÓN EUROPEA 2019/1937
• NORMATIVA DE BLANQUEO DE CAPITALES
• LEY DE IGUALDAD
• UNE 19601
• ISO 37001 y 37301
• LEY DE PROTECCIÓN INTEGRAL DE LA INFANCIA Y LA ADOLESCENCIA FRENTE A LA VIOLENCIA

Artículo elaborado por:

Emilio Salas

Sales & Marketing Specialist